Tổng đài IP là gì? Tổng đài IP kết nối Server như thế nào?

Tổng đài IP là gì?

Tổng đài IP là tổng đài sử dụng giao thức Internet để gói và chuyển dữ liệu. Tổng đài IP có tên tiếng Anh đầy đủ là “Internet Protocol Private Branch eXchange”.

Tổng đài IP giúp việc tư vấn, chăm sóc khách hàng diễn ra suôn sẻ hơn.

 Tổng đài IP hay còn gọi là IP – PBX hay IPBX. IP PBX là một mạng điện thoại riêng được sử dụng trong một công ty hay tổ chức. Tín hiệu đều được truyền qua  Internet thay đường điện thoại thông thường.
Hệ thống tổng đài IP PBX (tổng đài IP) bao gồm 4 lựa chọn phổ biến như sau:

• PBX
• PBX Thuê/Ảo
• IP PBX
• IP PBX Thuê/Ảo 

Các đơn vị lớn cung cấp tổng đài IP trên thế giới  gồm có: Siemens, Alcatel-Lucent, Panasonic, LG…

Phươc thức kết nối tổng đài IP là gì?

Mô hình kết nối giản đơn nhất của hệ thống tổng đài IP với IP PBX có nhiệm vụ như một server điều khiển hệ thống.

Tổng đài điện thoại IP có thể chia thành hai nhóm:

• Nhóm tổng đài gọi theo một số phần cứng quy định và có giấy phép đính kèm. Do các hãng lớn cung cấp như: Avaya, Alcatel-Lucent, Panasonic, Siemens, Cisco, Ericson, Nortel, LG, ….
• Xu hướng công nghệ mã nguồn mở vận hành dựa trên các tổng đài IP dạng phần mềm được cài đặt trên Server. Sử dụng các card Asterisk hoặc Voice Gateway và kết nối với PSTN qua các port FXO/FXS, E1/T1/J1, BRI, …các thiết bị điện thoại Analog/IP là thiết bị đầu cuối. Cuối cùng là phần mềm softphone để liên lạc được qua máy tính.

Nguyên lý vận hành của tổng đài IP

Sơ đồ nguyên lý vận hành của tổng đài IP

Tương tự một số tổng đài khác cho phép gọi miễn phí giữa người người dùng trong hệ thống. Tổng đài IP cũng cung cấp các tính năng như chuyển cuộc gội, thư thoại, ghi âm. Ngoài ra còn có tương tác bằng giọng nói (IVRs) và hàng đợi cuộc gọi ACD. Tổng đài IP này sử dụng dòng hội tụ các mạng dữ liệu và thoại. Bạn có giải pháp tất cả trong một truy cập Internet. Thông tin liên lạc VoIP và thông tin liên lạc điện thoại truyền thống. Tất cả đều có thể sử dụng một dòng duy nhất cho mỗi người dùng.
Do đó, tổng đài chăm sóc khách hàng IP giúp giảm chi phí vận hành, bảo trì.

Hệ thống tổng đài IP có dễ sử dụng không

Để kết hợp với một hệ thống điện thoại VoIP chỉ cần cắm điện thoại IP vào cổng LAN. Tất cả các thông số tự động đặt trên điện thoại IP của bạn.
Các điện thoại IP luôn hoạt động chính xác như nhau, không phân biệt vị trí cổng LAN bạn cắm.

Chức năng của tổng đài IP

Tổng đài IP PBX mang lại nhiều tính năng nổi trội hơn cho doanh nghiệp so với tổng đài truyền thống - analog.

Chức năng cơ bản

Chức năng đầu tiên, quan trọng nhất của tổng đài IP là khả năng kết nối cuộc gọi nội bộ trong doanh nghiệp. Chúng kết nối:

• Giữa máy tính với máy tính thông qua giao thức mạng thông thường
• Từ máy tính tới điện thoại.
• Điện thoại tới máy tính nhờ 1 số điện thoại đặc biệt. Hoặc Card đến máy tính được cài phần mềm kết nối.
• Giữa điện thoại với nhau qua việc sử dụng IP Gateway

Tổng đài chăm sóc khách hàng IP PBX còn mang tới khả năng đàm thoại hội nghị. Bạn có thể tổ chức 1 cuộc họp với quy mô lớn với nhiều nhân viên cùng tham gia ở bất kỳ nơi đâu.

Chức năng khác của tổng đài IP

• Call Forwarding: Chuyển tiếp cuộc gọi tới 1 Extension đã được chỉ định từ trước khi chủ thuê bao không nghe máy.
• Tranfer: Chuyển hướng cuộc gọi trong nội bộ
• Pickup: Tùy chọn cho phép 2 Extensions trở lên được chỉ định có thể nhấc máy qua lại cho nhau
• IVR, Voice mail: Tương tác thoại, gửi tin nhắn thoại

Lợi ích của tổng đài IP là gì?

Tổng đài IP mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp lẫn khách hàng.

Khi sử dụng tổng đài IP bạn không phải lo lắng về vị trí địa lý của các nhân viên. Ngoài văn phòng hay trong văn phòng, bạn có thể làm việc tại nhà hoặc khi đi công tác. Đây chính là ưu điểm lớn nhất của tổng đài IP, kết nối dễ dàng và làm việc di động. Dựa vào số điện thoại khách hàng hoàn toàn không nhận ra bạn có đang ở văn phòng hay không. Tổng đài IP có thể kết nối thông qua IP điện thoại bàn, smartphone hoặc laptop vào PBX công ty.

Chính nhờ điều này mà chi phí liên lạc quốc tế hay nội bộ được giảm thiểu đáng kể. Việc gọi nhóm hội nghị cũng là ưu điểm vượt trội của tổng đài IP PBX. Bạn có thể truyền đạt một nội dung tới nhiều người nghe, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc di chuyển. Hệ thống cũng vô cùng dễ lắp đặt, sử dụng, sẵn sàng mở rộng khi cần thiết.

Mong rằng những thông tin này sẽ giúp ích cho doanh nghiệp muốn tìm hiểu và lắp đặt hệ thống tổng đài IP.